ou

No post de hoje, vou mostrar como organizo meus horizontes mais elevados em meu sistema atual.

Os horizontes mais elevados são: metas e objetivos (horizonte 3), visão (horizonte 4) e propósito e princípios (horizonte 5).

Como os outros, eu organizo através de pilhas, cadernos e notas no Evernote.

Eu não separava em pessoal e profissional e passei a fazê-lo recentemente só para seguir a mesma linha das áreas de foco (que falei em um post anterior – dê uma olhada). Para mim também é interessante fazer assim porque, quando mostro meu sistema para os alunos nos treinamentos, as coisas pessoais eu não clico para mostrar porque são muito pessoais.

Ainda não fiz o curso de Nível 3 com o David Allen para aprender boas práticas sobre planejamento desses horizontes, então é muito provável que essa organização mude quando fizer o curso, no ano que vem. O que implemento tem a ver com o que aprendi nesses anos, estudando o material já disponível publicado por ele.

Objetivos

Gosto de planejar meus objetivos usando o modelo de planejamento natural para projetos (que explico mais aqui). Como se tratam de resultados desejados também, porém em um horizonte mais elevado (até dois anos), para mim faz sentido e fica legal. Infelizmente não tem como mostrar um exemplo de como eu faço porque objetivo é algo muito pessoal e eu acredito que a gente não deva publicar objetivos até que sejam alcançados. Mas basta ver o modelo que inseri para projetos no post linkado acima, que é a mesma coisa. A única coisa que incluo a mais é o item “projetos relacionados”.

Pode parecer que eu tenho muitos objetivos (e isso soar como algo ruim), mas o fato é que, pra mim, objetivos são como “macro projetos”. Por exemplo: eu tinha um projeto que era traduzir todos os guias de configuração da David Allen Co. para o português. O fato é que isso não levará apenas um ano, e demorei alguns meses para perceber isso. Logo, subi um horizonte. Tenho esse objetivo listado e, nos projetos, tenho o meu projeto em andamento, que é traduzir o guia do Evernote para Mac, assim como tenho projetos delegados, que outras pessoas estão traduzindo (e estão em Aguardando Resposta – Projetos). O objetivo virou “garantir que todos os guias sejam traduzidos”. Me deu mais clareza. Então tenho vários objetivos assim, que não são coisas etéreas.

Aliás, isso é importante. Procuro aplicar a técnica SMART a todos os meus objetivos (isso não é do GTD, mas dá total apoio): S (específico), M (mensurável), A (alcançável), R (realista) e T (tem prazo).

Visão

Em visão, eu tenho um tickler para o Paul (nosso filho) até ele completar 18 anos, que reviso anualmente. A ideia é ir inserindo ideias e informações úteis que posso querer acessar quando ele tiver determinada idade. Por exemplo, para este ano (em que ele completou sete anos), eu tinha anotado que gostaria de colocá-lo nas aulas de futebol, então fiz isso em fevereiro.

O que caracteriza o horionte 4 de maneira geral é o estilo de vida que você está construindo para você mesmo e de que modo isso impacta nos seus objetivos de curto prazo, projetos e ações. É mais fácil de desenhar porque é “a vida ideal”, digamos assim. O mais fantástico é que, à medida que você vai vivendo e envelhecendo, algumas visões também amadurecem, outras mudam, e outras permanecem. Essas, se a gente prestar atenção, denunciam valores, princípios e propósito, que é o horizonte seguinte.

O que eu gostaria realmente de passar para vocês aqui neste post é sobre as infinitas possibilidades que a nossa mente criativa pode dar. Você não precisa escrever as coisas em formato de texto ou mapa mental, por exemplo. Pode desenhar. No caso da visão, eu gosto muito dessa abordagem. De maneira geral, sou uma pessoa muito visual e usar imagens me permite imaginar melhor. E poder de visualização é TUDO.

Por exemplo, eu fiz um mapa com desenhos e expressões que me ajudam a ver qual a vida que eu quero viver daqui a cinco, 10, 15 anos. Fiz esse desenho baseado na ideia de “treasure map” (“mapa do tesouro”) que o David traz no livro “Making it all work” (o terceiro dele, só em inglês). Digitalizei e arquivei nas minhas visões pessoais, no Evernote. Sempre que tenho algo que se enquadre em visão, crio uma nota e insiro, com imagens ou não. Também vale áudio, vídeo etc. Seja criativo!

Você pode desenvolver sua visão para as diversas áreas da sua vida, se quiser. Gosto de pensar assim: “qual a visão da vida que eu tenho ao lado do Paul até ele completar 18 anos?”. O resultado disso entra no horizonte 4 e é incrível, porque isso me permite planejar, pensar sobre as coisas e ter mais coerência nas minhas decisões.

Propósito

Algumas coisas que eu tenho no caderno de propósito pessoal: minha missão (que eu descobri quando fiz coaching), meus princípios pessoais, valores importantes, afirmações pessoais (que leio no meu milagre da manhã), definições que vou tomando ao longo da vida (sempre registro) e imagens inspiradoras, que refletem quem eu sou.

No caderno de propósito profissional, tenho a missão da David Allen Co., a missão do Vida Organizada, valores profissionais e inspirações diversas. Por exemplo, tenho uma frase que o David falou uma vez em um encontro de instrutores que me tocou muito (e ainda toca forte!), e que sempre vejo quando fico meio desanimada ou cansada de algumas coisas, ou precisando tomar decisões importantes.

E não é para isso que o propósito serve? ❤️

Thais Godinho
25/07/2017
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Veja neste post o que é e como se tornar Personal Organizer.

Personal Organizer é o profissional que trabalha com organização, ajudando outras pessoas a se organizarem ou organizando os ambientes em parcerias com outras pessoas.

Existem diversas formas e meios de atuação. Neste post, vou falar de uma maneira mais genérica sobre como se tornar esse profissional.

  1. Capacite-se. Faça cursos. Os cursos servem não apenas para ensinar boas práticas, como também para te ensinar a estruturar o seu negócio. Ter uma certificação também ajuda a construir sua credibilidade no mercado.
  2. Encontre o seu nicho. Aos poucos, descubra o que você mais goste de fazer e especialize-se nisso.
  3. Continue sempre se capacitando. As práticas de organização se atualizam muito rápido (umas áreas mais do que as outras), então é importante que você sempre se capacite. À medida que você for descobrindo o seu nicho, vai ficar mais fácil saber em que cursos investir seu tempo e seu dinheiro.
  4. Aprenda sobre marketing digital para que você consiga divulgar os seus serviços.
  5. Não adianta só gostar de organização! Esse é o ofício, mas você precisa gostar de pessoas, saber se relacionar bem com elas, ter viés empreendedor (afinal, você vai cuidar de um negócio), querer vender, prospectar clientes, se deslocar pra lá e pra cá, desenvolver parcerias e investir (principalmente tempo) em marketing.

Muitas pessoas me perguntam se o mercado para novos organizadores profissionais está saturado. O mercado sempre estará saturado para quem for generalista. Encontre seu nicho, especialize-se e faça seu melhor! Assim você se destacará não apenas como organizador profissional, mas em qualquer profissão.

No vídeo abaixo eu falo um pouco mais sobre como se tornar um(a) personal organizer. Aproveite para se inscrever no canal e ficar sabendo quando tem vídeo novo antes de todo mundo. 🙂

Dúvidas sobre a profissão? Deixe nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
24/07/2017
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Segunda-feira é dia de projetar adiante
Como organizar: Estudos na faculdade
Uma tarefa por dia

Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre como revisar o que você precisa fazer semanalmente. No GTD, esse processo é chamado de Revisão Semanal.

Pelo menos uma vez por semana, vale a pena você fazer uma espécie de pit-stop, parar durante uma ou duas horas, e revisar todo o seu sistema (que tem as coisas que você precisa fazer) para ficar tranquilo(a) durante os próximos sete dias, até a próxima revisão. O propósito é atualizar as informações e obter perspectiva.

Escolha um dia da semana e um horário que sejam mais tranquilos para você fazer essa revisão. Um dia comum é sexta de manhã (antes de sair para o final de semana). Dependendo de como for a sua rotina (se você trabalha e estuda, por exemplo), talvez o único período disponível seja aos finais de semana. Eu mesma prefiro fazer a minha revisão semanal aos domingos de manhã, quando acordo, porque todos estão dormindo ainda e é um período tranquilo para mim.

Checklist da revisão semanal (passo a passo):

  1. Capture papéis perdidos e materiais diversos e coloque na sua caixa de entrada. Cadernos, notas de aula da semana, notas de reuniões, recibos, coisas que estiverem na sua mochila, papelada no geral que você recebeu nos últimos dias. Aqui não é pra pegar aquela pilha imensa de revistas velhas que você tem e colocar na caixa de entrada – é para lidar apenas com o que for corrente. Quando seu GTD estiver rodando bem, aqui você vai ter praticamente só coisas da semana que ainda não tenha colocado na sua caixa de entrada física porque deixou passar mesmo (acontece!).
  2. Esclareça suas caixas de entrada. A caixa de entrada física, seus e-mails, ferramentas de captura no geral, caixa do What’s App etc. Perceba que o “esclarecer” precisa fazer parte do seu dia a dia, como falei no post anterior. Se não fizer, quando você chegar na revisão semanal, essa parte vai demorar pra caramba. A ideia não é essa! O “ideal”, quando seu GTD estiver rodando bem, é que nessa hora você esclareça apenas as coisas que agrupo no passo anterior e coisas do dia anterior até aqui.
  3. Esvazie sua mente. Será que, depois de ter esclarecido todas as suas caixas de entrada, ainda sobrou alguma pendência ou preocupação na sua mente? Capture, esclareça e organize adequadamente.
  4. Revise suas listas de Próximas Ações. Aqui começa a revisão propriamente dita. Neste passo, você vai revisar suas listas de próximas ações para ver se estão atualizadas, marcar aquelas que já concluiu (caso não tenha marcado à medida que foi concluindo), deixar as ações mais claras etc. Vamos falar em posts futuros sobre cada uma das listas que vamos revisar a partir daqui.
  5. Revise seu calendário passado. Dê uma olhada no seu calendário para a semana que está acabando (e algumas antes) para ver se algo ficou pendente. Se ficou, capture, esclareça e organize adequadamente para repriorizar.
  6. Revise seu calendário futuro. Esta é a parte da revisão semanal que mais se assemelha a um planejamento. Veja seu calendário para a semana que vem e as próximas (até onde sentir necessidade, onde tiver compromissos) para coletar providências com relação aos seus compromissos.
  7. Revise sua lista de Aguardando Resposta. Defina próximas ações para cobrar pessoas, se for o caso.
  8. Revise sua lista de Projetos (e resultados maiores). Garanta que todos os seus projetos tenham pelo menos uma próxima ação definida. Revise planos de projetos e arquivos de suporte em busca de novas próximas ações. Mova os projetos que não estejam em andamento para Algum Dia / Talvez, se achar necessário. Os “resultados maiores” aqui se referem aos outros horizontes do GTD (objetivos, visão etc), que você pode querer revisar (ou não) se já os tiver definidos. Se não tiver, nem se preocupe com eles agora.
  9. Revise checklists relevantes. Se usar checklists, revise-as em busca de próximas ações.
  10. Revise a lista de Algum Dia / Talvez. Será que algum projeto dessa lista pode entrar para a lista de projetos em andamento no momento? Se sim, jogue-o para a lista de projetos e defina pelo menos uma próxima ação. Delete itens que não te interessem mais.
  11. Será que você tem alguma ideia ousada, nova, criativa que ainda não tenha capturado dentro do seu sistema? Sonhar grande dá o mesmo trabalho que sonhar pequeno. Capture essa ideia!

Uma boa maneira de adquirir o hábito da Revisão Semanal é bloquear um tempo no seu calendário, com recorrência semanal, e ir fazendo toda semana. Fazer as revisões semanais é o que vai fazer seu GTD funcionar. Uma semana sem fazer já vai deixar seu sistema desatualizado e você pode desanimar! Portanto, é muito importante buscar estabelecer esse hábito.

Dúvidas, favor postar nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
21/07/2017
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Professores: quais suas principais dificuldades em termos de organização?
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Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema. Hoje vou mostrar como estou organizando as áreas de foco também dentro do Evernote, e não mais em formato de mapa mental (que usei durante muitos anos).

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Delegue Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Qual o resultado desejado? >Áreas de Foco.

Áreas de foco e responsabilidade são as áreas da nossa vida pelas quais somos responsáveis em algum sentido.

Ferramenta utilizada:
Apenas Evernote. Geralmente as pessoas me perguntam porque deixei de usar mapas mentais para as áreas de foco. Vejam, tudo são apenas formatos. O importante é a informação. Gostaria de responder simplesmente “porque eu quis” sem que isso parecesse rude, pois não é minha intenção. Eu simplesmente quis ter isso em um formato diferente, sem grandes motivos.

Como é a organização:
Tenho uma pilha de cadernos:

Dentro de cada caderno, tenho uma nota por macro área:

Gosto de usar imagens dentro das notas porque elas me ajudam a ilustrar as áreas de foco.

Basicamente, tenho uma nota por área (no foco pessoal) e, dentro, destrincho “sub áreas”. Um pequeno trecho da área “vida doméstica”:

No foco profissional, tenho uma nota para cada “chapéu” que uso profissionalmente e, dentro de cada nota, as minhas responsabilidades nesse “chapéu”. Exemplo da nota “Escritora / Criadora de Conteúdo”:

Eu tenho adorado esse formato!

Reviso as áreas de foco nas seguintes situações:

  • Quando passo por transições diversas (ex: mudança de emprego, de casa, nascimento do bebê)
  • Quanto me sinto sobrecarregada (para rever minhas prioridades e o que pode/deve ser delegado)
  • Na revisão mensal (ou seja, pelo menos uma vez por mês eu reviso essas áreas)

Com que propósito eu reviso as áreas?

  • Para definir projetos (caso a área não esteja no padrão de qualidade que eu gostaria)
  • Para definir objetivos (caso eu queira alcançar algo além do que tenho naquela área)

Caso tenha alguma dúvida, por favor, poste nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
20/07/2017
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O mercado publieditorial tem sofrido muito com a Internet. As pessoas têm lido menos e consumido menos conteúdo impresso. Blogs e canais no YouTube têm trazido conteúdos tão ou mais ricos que os das revistas, quando não em tempo real, quando se fala em notícias e acontecimentos. Mesmo assim, eu ainda gosto do prazer que é pegar uma revista na mão, desconectada, e aproveitar sua leitura. Muitas delas têm a ver com o tema do blog (organização e produtividade). Por isso, resolvi escrever este post para compartilhar quais são as revistas que eu ainda leio e comentar um pouco sobre os motivos.

Casa & Comida (Ed. Globo)

Esta revista é da família da revista Casa & Jardim, que também gosto bastante, porém é mais focada em decoração. A Casa & Comida fala sobre comer, beber e receber bem. O que eu mais gosto na revista são as novidades para a vida real em termos de gastronomia, conhecer coisas novas e receitas diferentes, tudo com uma diagramação muito bonita e fotos incríveis. Para mim, é a revista nacional mais bem feita atualmente.

Quatro Cinco Um

Essa revista foi um dos melhores achados dos últimos meses. Trata-se de uma publicação praticamente independente sobre literatura, que traz resenhas e reportagens, além da divulgação dos lançamentos nas áreas de humanas, psicologia, educação, teatro, entre outras. Surgiu para fomentar o mercado e trazer textos e entrevistas maravilhosos sobre livros novos e clássicos. Ela não é vendida em bancas, mas você pode assinar pelo site ou comprar em livrarias como a Cultura e a Martins Fontes.

Roadie Crew

Da mesma maneira que eu gosto de acompanhar os lançamentos editoriais, eu também gosto de acompanhar o que acontece no mundo da música ou, mais especificamente, rock e metal. Uma revista que leio há pelo menos 18 anos é a Roadie Crew, que segue firme e forte mês após mês nas bancas e traz sempre reportagens, colunas e entrevistas fantásticas, além de fazer resenhas de discos novos e trabalhos independentes.

Mente e Cérebro (Ed. Segmento)

Uma revista sobre psicologia, psicanálise e neurociência que tinha tudo para ser técnica, mas traz textos que podem ser lidos por quem não é da área também, e são sempre assuntos muito pertinentes, do dia a dia, e que podem nos introduzir a um tema que nos fará ter vontade de pesquisar mais. Vale nem que seja a título de curiosidade para você se conhecer melhor e entender os outros seres humanos ao seu redor.

Você S/A (Ed. Abril)

Apesar de ter mudado muitas vezes de editores ao longo dos últimos anos, a Você S/A ainda é a única revista nacional que trata sobre temas relacionados ao mercado de trabalho com foco na formação profissional de cada um. Os textos não trazem tanto conteúdo inovador quanto antes, mas são sim um bom aglomerado de dicas e de despertar de reflexões que podem ajudar quem está aí batalhando no mercado de trabalho.

Country Living

Saindo um pouco da esfera editorial brasileira, uma das minhas revistas preferidas é a Country Living americana (a inglesa também é ótima). Foco em decoração com ar rústico, traz sempre boas ideias para cuidar da casa. Como é uma publicação antiga, ela precisa estar sempre se reinventando. Como eu trabalho com conteúdo, acho demais acompanhar esse amadurecimento. Não compro a versão física porque é importada e chega no Brasil por um preço muito caro. Leio pelo iPad.

MS Living

Por último mas não menos importante está a revista da Martha Stewart (uma das), MS Living, que traz “coisas boas” a cada edição. Fala sobre cuidados pessoais, comida, receber bem, decoração, saúde e muito mais. Aqui no Brasil a Martha Stewart não é tão reverenciada quanto nos Estados Unidos, mas eu gosto muito da qualidade do trabalho dela, especialmente nessa revista. Também não compro a versão física e apenas leio no iPad.

E você, ainda gosta de ler revistas como eu? Que revistas você lê? Por favor, poste nos comentários!

Thais Godinho
19/07/2017
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Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema. Hoje vou falar sobre projetos, que é o assunto que mais gera dúvidas.

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Delegue Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Qual o resultado desejado? > Projetos e arquivos de suporte aos projetos.

Lembre-se da definição de projeto para o GTD: todo resultado desejado que demanda múltiplos passos para ser concluído em até um ano.

Ferramentas utilizadas:
Evernote de modo geral. Porém, tenho muito material de suporte em fontes diversas, em papel e digital. Ao longo do post, vou explorar mais esse assunto.

Como é a organização:
Eu tenho uma pilha de cadernos chamada “Projetos” e, dentro dela, cadernos para os projetos. Eu categorizo de acordo com o que faz sentido visualizar de maneira segmentada. Não categorizo por áreas de foco, por exemplo. Essa categorização muda com frequência, pois o sistema serve justamente para atender minhas necessidades de revisão. No momento, eu uso a seguinte categorização:

Se eu quiser visualizar quantos projetos tenho no total, basta clicar em cima da pilha “Projetos” e selecionar o total de notas.

Uma nota por projeto

Eu uso uma nota por projeto. Faço dessa maneira porque, assim, eu consigo mover facilmente projetos entre os horizontes ou entre a lista de projetos e algum dia / talvez. Esse ponto então é importante: usar o mesmo formato para todos os resultados desejados, para tornar a logística mais fácil.

Eu já usei o formato de um caderno por projeto e não uso mais porque:

  1. Nem todo projeto precisa de um caderno inteiro (tem projeto que não tem nem arquivo de suporte)
  2. Fica muito caderno e o Evernote tem limite de cadernos
  3. Acho que fica ruim a visualização na barra lateral

Atualmente uso uma nota por projeto e funciona bem.

Ainda sobre a categorização

A categorização da sua lista de projetos é algo adicional, que não é necessário, a não ser que você queira. É o tipo de personalização que você aprende fazendo o curso do Nível 2.

No meu caso, para mim faz sentido observar de maneira separada duas coisas em específico: meus processos de coaching em andamento e meus treinamentos em andamento. Vira e mexe crio categorias adicionais, como “eventos” ou “mudança”, como vocês podem conferir desta vez (estou mudando o escritório). Simplesmente pelo fato de que, para mim, faz sentido ver dessa forma (todos os projetos relacionados à mudança em um único lugar, por exemplo). Mas, de maneira geral, uma lista única de projetos funciona bem para a maioria das pessoas e frequentemente eu volto a usar uma lista única, porque é mais simples. O próprio David Allen diz que uma lista única funciona para a maioria das pessoas.

Eu reforço bastante isso porque a categorização precisa fazer sentido. Não fique tentando categorizar se for algo trabalhoso ou que você não esteja conseguindo chegar a um formato ideal. Se isso estiver acontecendo, é melhor usar uma única lista de projetos. Não force uma categorização.

Como planejo os meus projetos

O David Allen apresenta o Modelo de Planejamento Natural, que serve como ferramenta para planejarmos projetos. Existem projetos que não precisam de tanto planejamento, e se desdobram apenas com a identificação das próximas ações. Por isso o Modelo é apenas uma ferramenta, que você pode usar caso precise de mais planejamento. O Modelo é descrito em detalhes no capt. 3 do livro do GTD (A arte de fazer acontecer) e se resume em cinco estágios:

  1. Propósito
  2. Visão
  3. Brainstorm
  4. Organização
  5. Próximas ações

Basicamente, se você quiser planejar um projeto dentro do GTD, pode ser útil “verticalizar” seu pensamento e começar pelo propósito, e aí ir seguindo os estágios seguintes.

Muitas vezes, ao identificar um projeto, minha próxima ação é simplesmente “trabalhar no planejamento do projeto X”, pois efetivamente a primeira coisa que tenho que fazer é montar o planejamento. Essa é uma dúvida que muitas pessoas me perguntam. No momento em que você está esclarecendo sua caixa de entrada, você só deve executar ações que levam menos de dois minutos. Planejar um projeto não leva menos de dois minutos, então as outras opções são delegar ou adiar. Esse fluxo de pensamento precisa entrar em você para fazer as coisas acontecerem. Quando entrar, todo o seu GTD ficará muito mais fluido. Ou seja, “planejar um projeto” é uma ação em si que não dá pra ser feita na hora porque não leva menos de dois minutos. É isso.

Agora, a não ser que você queira (e possa) parar tudo o que você está fazendo para montar o seu planejamento do projeto. O que estou querendo dizer é que não precisa fazer na hora, se isso for mais te distrair e atrapalhar do que ajudar. A escolha deve ser sua, de acordo com as suas opções de coisas a fazer no dia.

Esse planejamento entra no que se chama de plano do projeto e eu coloco na parte de notas dentro do meu projeto. Assim:

A importância da organização do projeto

O estágio da Organização nesse Modelo serve para você saber o status do projeto. Você não controla esse status “pelas próximas ações”, mas sim pela organização.

É aqui na organização que entram cronogramas, listas de coisas a fazer, pipeline de ações e tudo mais o que geralmente as pessoas associam a “planejamento de projetos”.

O MPN (Modelo de Planejamento Natural) serve justamente para dar suporte aos outros itens que normalmente as pessoas não fazem com relação ao projeto (pensar em propósito, visão etc). Ele não substitui planejamentos formais em empresas – tais planejamentos entram dentro do MPN, na parte da organização. Esse entendimento também é importante. Ou seja: essas coisas entram dentro do MPN. Mas o MPN não substitui essas coisas. Elas se complementam. Só ter a parte de cronogramas e organização de modo geral pode não ser o suficiente. Mais uma vezm use o MPN como ferramenta.

Revisar todos esses passos listados na parte da organização dos projetos serve para você identificar as próximas ações. Eu dei um exemplo em um projeto de inglês, em um post anterior aqui no blog:

Na revisão semanal, eu olho essa parte da organização e me pergunto sobre cada item: Posso definir uma próxima ação para isto? E para aquilo? Se sim, eu esclareço a próxima ação e organizo adequadamente (= nas listas por contexto, no calendário, delego e vai pra aguardando resposta ou fazer em menos de dois minutos). O andamento do projeto é acompanhado por aqui (organização). Logo, se um item ainda não foi concluído, eu continuo definindo próximas ações até ele ser. Isso que me dá o controle do projeto. As próximas ações são apenas a operacionalização de cada um desses itens.

Há itens que eu eu já posso definir próximas ações e outros não, porque são itens que dependem da conclusão de outros. Nesse caso, eu não coloco ações que não sejam próximas ações nas minhas listas de próximas ações. Esse entendimento aqui não é apenas importante – ele é chave. Se você inserir nas suas listas de próximas ações ações que não sejam “próximas” (ou seja, que ainda dependam de outros acontecimentos antes), você vai travar suas listas de próximas ações. Então esta parte aqui da organização é essencial por isso – você pode inserir ações futuras e outras categorizações, como sequências, prioridades etc.

Um exemplo de próxima ação baseada na organização do projeto acima:

A ação está lá na lista do contexto em que quero ou preciso estar para executá-la. Como eu reviso as próximas ações antes dos projetos durante a minha Revisão Semanal, eu já sei quais estão definidas quando chego na parte dos projetos.

Pode linkar ações aos projetos?

Essa é uma das perguntas que eu mais recebo. Claro que você pode linkar. No Evernote, por exemplo, você pode copiar o link da nota das próximas ações e colocar no plano do projeto. Assim:

Agora, a pergunta é: Precisa? É necessário? Ou vai te dar mais trabalho? Avalie por aí e veja como funcionaria melhor para você.

Eu às vezes tento fazer isso (apenas para ter um registro das ações dentro do plano do projeto), mas sempre desisto porque não tem necessidade. Como faço o controle pela organização do projeto em si, as próximas ações são coisas muito voláteis e desnecessárias de se manterem registradas. Se cada vez que eu fizer uma alteração na ação (esclarecendo-a melhor, por exemplo) eu tiver que copiar e colar a nota novamente, vou perder mais tempo organizando meus projetos do que efetivamente trabalhando neles. Considere essa questão por aí também.

E linkar os projetos às áreas de foco? Ou aos objetivos relacionados?

Tudo, tudo pode ser feito. Depende apenas de você pensar: Preciso? Qual a necessidade? Vai ser eficiente? Vai dar retrabalho?

No Evernote, se eu fosse fazer, faria por tags (para as áreas de foco). Criaria uma tag para cada área e, no projeto, inseriria a tag. Poderia inserir em outros itens se eu quisesse também (ações, objetivos etc). Isso pode ser legal para dar uma visão do que “existe” para cada uma das áreas. Mas, mais uma vez: eu não faço. As revisões regulares de todo o meu sistema garantem que esteja tudo integrado sem precisar fazer isso por meio de tags ou outros artifícios. Mas, mais uma vez: é como eu faço (e procuro fazer como o David Allen recomenda). Não tem problema nenhum usar tags.

Arquivos de suporte ao projeto

Uma última coisa legal de se falar sobre projetos é sobre os arquivos de suporte.

Os projetos podem ter arquivos diversos de suporte, que servem justamente como apoio. Por exemplo: se eu for realizar uma viagem, as passagens compradas (o documento em si) são arquivos de suporte. Isso tem que ser organizado em algum lugar.

De modo geral, você pode organizar esses arquivos em qualquer ferramenta, tanto em formato de papel quanto em formato digital. Onde você vai listar onde estão esses documentos? Isso mesmo, no plano do projeto.

Exemplo de um projeto que tenho (“reformular a plataforma dos cursos online”):

Eu digitalizo bastante coisa para o Evernote, então copio e colo o link da nota no próprio plano do projeto.

Se o arquivo estiver em outra ferramenta, não há qualquer problema – eu registro onde está. Algo como:

  • Suporte ao projeto:
    • Mapa mental: link
    • Cronograma da equipe no Google Drive: link
    • Caderno no Evernote: Projeto X
    • Pasta: Projeto X
    • Dropbox: Projeto X

Você pode ter arquivos de suporte literalmente em qualquer lugar! Podem ser pastas de plástico cheias de papéis sobre o projeto, podem ser pastas no Dropbox, arquivos no seu e-mail, arquivos no seu Google Drive etc. Contanto que você tenha isso listado para identificar rapidamente (como mostrei no exemplo acima), as informações ficarão organizadas.

Eu trabalho com outras pessoas e, por isso, outras pessoas usam ferramentas diversas que elas compartilham comigo. Por esse motivo, essa organização é essencial. Eu não me obrigo a passar tudo para uma só ferramenta, o que pode dar mais trabalho que apenas linkar ou fazer referência no meu plano do projeto.

Lembre-se que esses arquivos devem ser revisados na Revisão Semanal para garantir que eles em si não desencadeiem próximas ações. Cronogramas de projetos (e outros afins que entram na parte da organização do projeto) também se enquadram como arquivos de suporte aos projetos.

Vale a pena dizer que, no Evernote, tenho uma pilha de “Suporte a projetos”, onde crio cadernos para alguns projetos. Apenas para alguns, por alguns motivos: 1) compartilhar com terceiros ou 2) disponibilizar off-line. Esses são os motivos de criar cadernos a parte. Do contrário, apenas uso tags nas notas, coloco dentro do arquivo de referência normal e linko a nota no plano do projeto.

Para viagens, por exemplo, é muito útil ter o caderno off-line no meu tablet ou celular.

Bom, gente, procurei esclarecer todas as dúvidas neste post. Caso tenham perguntas, sintam-se à vontade para escrever nos comentários. Posso ir complementando o post à medida que as dúvidas forem surgindo. Muito obrigada pela leitura e espero que o post tenha ajudado de alguma maneira.

Thais Godinho
18/07/2017
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