ou

De vez em quando, eu gosto de compartilhar com vocês alguns textos ou vídeos que eu vi ao longo da semana e que possam (ou não) ter a ver com organização. Seguem os de hoje:

Boa semana para você!

Thais Godinho
24/09/2017
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O que me tira da cama é essa inquietude
Tempo de renovação
Linkagem de domingo

Hoje a dica é para que você saiba como gerenciar projetos recorrentes. Alguns exemplos de projetos recorrentes (que acontecem com frequência):

  • Declaração do Imposto de Renda
  • Comprar presentes de Natal
  • Organizar viagem de férias
  • Concluir check-up médico anual
  • Organizar festa de aniversário

O primeiro passo é identificar projetos recorrentes que você já tenha em andamento, pois isso te ajudará a entender melhor como fazer o planejamento. O planejamento de um projeto pode virar uma checklist do que deve ser feito quando esse projeto for realizado novamente no futuro.

A ideia é que, uma vez que você planeje um projeto, não precise fazer isso uma segunda vez. Você vai usar o mesmo planejamento e, assim, ir complementando o modelo.

Você pode então, dependendo das ferramentas que usa para se organizar, criar pastas para guardar esses planejamentos. Por exemplo, no Dropbox você pode ter uma pasta chamada “Templates para projetos recorrentes” ou, no Evernote, uma etiqueta que agrupe todos esses templates.

Se você usar o Todoist, na versão premium ele permite que você crie templates para os projetos, exporte como um arquivo .csv e depois importe em outro projeto, aproveitando a mesma estrutura. Todos esses arquivos .csv podem ser salvos em uma pasta no seu computador ou no Dropbox, por exemplo. Confira um passo a passo na página do Todoist (em português).

Se você utilizar o Evernote, basta copiar e colar a estrutura da nota em outra diferente, aproveitando o planejamento de um projeto anterior.

A ideia é que, a cada recorrência do projeto, você aperfeiçoe sua checklist, tornando-a cada vez mais útil para você.

A cereja no bolo vai agora: para se lembrar de ativar projetos recorrentes, você pode ter um lembrete no seu calendário que te avise que está na hora de iniciar o planejamento de um determinado projeto. Isso vale para projetos sazonais, como a declaração do Imposto de Renda, a volta às aulas ou o planejamento das férias de final de ano.

Como você costuma organizar projetos recorrentes? Compartilhe nos comentários!

Thais Godinho
19/09/2017
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Guia do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist – Parte 2
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Backlog é tudo aquilo que você capturou, porém deixou inacabado (não processou) na sua vida. Exemplos: e-mails, papéis, objetos, livros, roupas, arquivos digitais…

Você não vai acabar com o backlog da noite para o dia. Portanto, não deixe que essa quantidade de coisas te desanime em seu processo de organização. Processar backlog vai demandar um ou mais projetos, pois levará mais de um passo para concluir o que precisa ser feito.

Eu recomendo que você crie compartimentos temporários para separar o que for backlog daquilo que já esteja organizado. Como:

  • Pasta “Backlog” ou “Processar com calma” nos e-mails
  • Pasta “Backlog” para seus arquivos no computador
  • Caixa “Backlog” para papelada em casa

Você também pode ver um vídeo que postei no YouTube falando sobre o assunto (se não estiver visualizando abaixo, clique aqui):

E você, tem backlog em sua vida? Conte um pouquinho nos comentários.

Thais Godinho
18/09/2017
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Como organizar: livros para comprar
Organizando playlists no Spotify

De vez em quando, gosto de publicar aqui no blog uma coletânea de textos ou vídeos que vi ao longo da semana e me inspiraram. Os desta semana são os seguintes:

Boa semana para vocês!

Thais Godinho
17/09/2017
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Linkagem de domingo {32}
Checklist de fevereiro 2013
Achados do Mês – Junho 2016

Nas últimas duas semanas, eu passei por um período de transição importante envolvendo novas responsabilidades no trabalho + minha mudança de escritório. E, nesses períodos mais críticos (em que temos que lidar com várias frentes diferentes junto com projetos temporários), que a gente coloca o nosso sistema à prova.

Eu gosto muito de uma definição que o David Allen (autor do método GTD) tem sobre sistema, que é algo como: quando você não pensa no seu sistema – apenas o usa – é porque ele está bem. E eu percebi que o meu sistema de listas no Evernote, apesar de eu gostar muito, não tinha tanta fluidez quanto tinha quando eu usava o Todoist. E aí, naturalmente, eu comecei a organizar algumas ações no Todoist, especialmente para controlar as que tinham prazo, até definitivamente, em uma Revisão Semanal, migrar rapidamente tudo de volta para lá.

E as reações foram ótimas!

Se vocês lerem um post que escrevi há algum tempo (“por que você saiu do Todoist e voltou para o Evernote?”), vocês verão que eu listo alguns features que me faziam bastante falta. Bem, continuaram fazendo. Apesar de eu ter um controle de ações concluídas em uma planilha (para algumas frentes apenas, que preciso registrar), isso não estava muito prático. Com o Todoist, é muito prático voltar e ver o log do que foi feito.

Existe todo um prazer interno em marcar as ações como concluídas no Todoist (rs). Eu sentia falta disso. Pode parecer besteira… mas eu achava melhor e tudo o que impacta na qualidade da nossa produtividade deve ser feito, eu acho. Além do que, a visualização de “hoje” e “7 dias” é muito importante para mim, pois me dá uma noção melhor de volume. “Ah, mas no Evernote também dá pra ver”. Eu sei que dá, mas aí é muito questão de gosto estético mesmo.

Ainda não migrei tudo. Já migrei todos os projetos, as ações, algumas checklists e objetivos, e o restante ainda mantenho no Evernote. O Evernote continua sendo uma ferramenta fantástica. Se eu fosse obrigada a escolher apenas uma ferramenta para usar e centralizar tudo, certamente escolheria o Evernote. Porém, não é o caso, e eu fico feliz que nós tenhamos boas ferramentas para testar e voltar quando preferimos.

Nos meus cursos de GTD, as pessoas vinham em particular me perguntar por que eu deixei de usar o Todoist porque, quando eu demonstro os recursos e a facilidade da ferramenta, eu mostro estar muito apaixonada. E sou mesmo. Sempre que eu demonstrava, eu me perguntava: “poxa, por que deixei de usar uma ferramenta tão boa?”. Então é isso. Voltei, o fluxo está muito eficiente e rápido, e a combinação com o Evernote voltou a ser eficaz.

Ainda não organizei 100% ambas a ponto de fazer um post mostrando tudo para vocês, mas quis contar a novidade.

Viva o Todoist! <3

Thais Godinho
16/09/2017
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Projeto de Feng Shui na nossa casa: como foi o processo
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Como eu organizo minhas leituras via RSS

Sempre vá nas fontes oficiais: os materiais do David Allen. O GTD tem um livro base, que foi publicado no Brasil com o título “A arte de fazer acontecer”. (Veja aqui na Amazon a edição certinha: https://www.amazon.com.br/Arte-Fazer-Acontece…/…/ref=sr_1_1…)

Muitas pessoas começam lendo o livro e saem aplicando. Comigo foi assim! Mas depende muito de cada um. Tem gente que prefere aprender fazendo um curso. Outras pessoas preferem aprender colocando a mão na massa com a ajuda de tutoriais. Outras aprendem melhor tendo alguém lado a lado ajudando. Vamos falar sobre todas essas opções.

O grupo GTD Brasil, no Facebook, é uma fonte muito legal para aprendizado. Além do histórico de tópicos com discussões bem bacanas, você pode postar e perguntar o que você quiser, tendo a dúvida que for, e terá muitos pontos de vista para escolher. O grupo também conta com a presença de instrutores certificados da metodologia, além de usuários super experientes, que sempre ajudam e se engajam nas postagens.

Se você lê e entende razoavelmente em inglês, existem tutoriais oficiais no site do GTD (custam 10 dólares cada) para ferramentas diversas. Eles dão um resumo do método GTD e ensinam o passo a passo para implementar nas ferramentas: https://store.gettingthingsdone.com/setup-guides-s/107.htm Aliás, o site inteiro é legal demais! Existem artigos do David no blog e, para quem quiser investir (50 trumps/mês), uma rede chamada GTD Connect com muuuitos materiais exclusivos (webinars, tutoriais, arquivos) e um fórum que o próprio David tem acesso e responde as dúvidas da galera.

Se você é a pessoa dos cursos, existe um programa educacional do GTD que foi desenhado pelo próprio David Allen (autor do método) e que é igual no mundo todo. Aqui no Brasil, quem ministra esses cursos com exclusividade é a Call Daniel, onde euzinha também sou instrutora. Todos os treinamentos abertos (ou seja, que não acontecem dentro de empresas) são organizados e ministrados por mim. Logo, se você se inscrever em algum deles, saiba que serei eu a instrutora. Bem, e quais são esses cursos?

Nível 1 – Os fundamentos do GTD. Curso que serve para você que é iniciante e também para iniciados. O curso ensina GTD. Ponto. Quando eu fiz o curso, eu já usava o método há nove anos e saí de lá “outra pessoa”, com uma diferente percepção e os conceitos muito mais consolidados. Recomendadíssimo.

Nível 2 – Projetos e prioridades. Se você quiser fazer um curso com mais ênfase em projetos e áreas de foco (áreas da vida, equilíbrio entre pessoal e profissional, responsabilidades no trabalho, prioridades), este é um ótimo curso para você. É recomendável que você tenha feito o Nível 1 antes se você for iniciante. Se você já for praticante, pode ser que você queira ir para o Nível 2 direto (eu ainda recomendo fortemente que você faça o 1 antes rsrs sempre aprendemos muita coisa nova).

O curso de Nível 3 ainda não foi lançado (será em 2018), mas focará em níveis mais elevados (objetivos, visão e propósito).

Você pode conferir o calendário de turmas abertas dos cursos acima aqui: http://vidaorganizada.com/cursos ou, se quiser levar para a sua empresa, contate diretamente a Call Daniel, por favor: http://www.calldaniel.com.br

Outra maneira legal é fazer o trabalho de Coaching de GTD. Esse é um formato mais exclusivo e personalizado (e mais caro… você paga por toda essa personalização), mas que também foi desenhado pela David Allen Co. Se você não quiser aprender sozinho nem fazer um curso, pode ser uma boa modalidade para você. Você pode usar os mesmos contatos acima para saber mais informações.

De modo geral, o ponto mais importante de todos é entender que o GTD é uma habilidade para toda a vida. Ou seja, não se implementa da noite para o dia. Você começa hoje e vai desenvolvendo seu caminho, aprendendo coisas novas, incorporando às suas práticas. Então não se preocupe se está “começando certo”, porque isso não existe.

Eu estou bolando um vídeo onde vou contar um pouco da minha história na implementação do método GTD, que postarei em breve por aqui. Talvez ajude mostrar o que eu errei, o que eu acertei, como foi esse caminho de quase 12 anos usando o método GTD.

Não tenha medo de começar! O GTD é maravilhoso quando você o conhece, mas transformador quando vivenciado! Qualquer dúvida, estamos por aqui. 

Se você já tiver experiência no método, por favor, deixe seu depoimento aqui neste post para ajudar outras pessoas que estejam começando. Obrigada!

Thais Godinho
14/09/2017
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Resenha: Adeus, aposentadoria (Gustavo Cerbasi)